Agenda

7.1. De Agenda Componenten

De Agenda app heeft de volgende componenten.

Zoekbalk

Laat u zoeken naar afspraken.

Mappenboom

Toont de agendamappen. Maakt het mogelijk door de mappenboom te navigeren. Om de mappenboom te openen klikt u op het Beeld pictogram in de werkbalk. Schakel Mappenoverzicht in. Afhankelijk van de configuratie van de groupware bevat de mappenboom de volgende elementen:

  • Mijn agenda's. Bevat uw persoonlijke agenda's. Standaard bevat deze de mappen Al mijn afspraken en Agenda.

  • Publieke agenda's. Bevat agenda's die gedeeld zijn met alle gebruikers.

  • Gedeelde agenda's. Bevat agenda's die aan u gedeeld zijn door anderen.

De volgende functies zijn beschikbaar:

  • Als u op een map klikt, worden de afspraken in deze map getoond.

  • Het Map-specifieke acties pictogram naast de geselecteerde mappen heeft functies voor gegevensbeheer, gegevensuitwisseling en het veranderen van kleuren.

    Opmerking: De kleurselectie drop-down en de kleurenpictogrammen naast de mapnamen worden alleen getoond als Aangepaste kleuren is ingeschakeld in het Beeld menu in de werkbalk.

  • Knoppen in de mappenboom bieden de mogelijkheid voor het aanmaken van mappen.

  • De Al mijn afspraken map bevat al uw afspraken uit alle agendamappen.

Gerelateerde onderwerpen

Werkbalk

Bevat de volgende knoppen in het kalenderoverzicht:

  • Nieuw knop. Maakt een nieuwe afspraak.

  • Planning knop. Opent een planningsoverzicht voor het plannen van afspraken met meerdere deelnemers.

  • Vandaag knop. Zet de tijdspanne op vandaag.

  • Beeld knop. Opent een menu met selectievakken om het overzicht in te stellen.

    • Dag, Werkweek, Week of Maand selectievak. Maakt het mogelijk een agendaoverzichtte configureren.

    • Lijst selectievak. Activeert het lijstoverzicht.

    • Mapoverzicht selectievak. Opent en sluit de mappenboom.

    • Selectievakken voor het opgeven van afspraakkleuren.

      • Klassieke kleuren. Toont de afspraken in lichte kleuren.

      • Donkere kleuren. Toont de afspraken in donkere kleuren.

      • Aangepaste kleuren. U kan zelf opgeven in welke kleuren de afspraak wordt getoond.

    • Als het lijstoverzicht is gekozen: Selectievakken selectievak. Toont een selectievak naast elke afspraak. Dit maakt het mogelijk om meerdere afspraken tegelijk te bewerken.

    • Afdrukken knop. Opent het afdrukvoorbeeld voor het afdrukken van een kalenderblad.

Als u een afspraak heeft geselecteerd in het lijstoverzicht worden de volgende extra elementen getoond:

  • Bewerken knop. Bewerkt de afspraakgegevens.

  • Status knop. Veranderd de status van de afspraakbevestiging.

  • Verwijder knop. Verwijderd de geselecteerde afspraken.

  • Acties pictogram . Opent een menu met meer functies:

Gerelateerde onderwerpen

Hoofdgebied

Dit toont een kalenderoverzicht of een lijstoverzicht van de afspraken. Om een overzicht te selecteren, klikt u op de Beeld knop in de werkbalk.

Dag, Werkweek, Week of Maand overzicht.

Toont het agendaoverzicht voor de gekozen tijdsinterval.

  • De Blader pictogrammen in de linkerbovenhoek van het agendablad maken het mogelijk door de agenda te navigeren.

  • In het agendaoverzicht Dag, Werkweek, en Week,wordt de datum en kalenderweeg getoond naast het Blader pictogram.

    Als u op een datum klikt wordt een minikalender getoond die helpt bij het kiezen van een andere datum.

    Het gebied tussen dat datum en het agendablad kan gebruikt worden voor het aanmaken van dagafspraken.

    Aan de linkerkant van het agendablad wordt de tijdzone getoond boven de datums. Om een extra kolom met datums in een andere tijdzone toe te voegen, klikt u op de tijdzone.

    De rode lijn in de agenda toont de huidige tijd.

  • In het Werkweek, Week en Maand overzicht wordt de huidige dag gemarkeerd met een rode achtergrond.

  • In het Maand overzicht wordt de geselecteerde maand en het jaar getoond boven het agendablad.

  • Afhankelijk van de bevestigingsstatus worden afspraken gemarkeerd met verschillende kleuren.

Als u klikt op een afspraak worden de gegevens getoond in de pop-up.

Gerelateerde onderwerpen

Pop-up

Als u op een afspraak klikt wordt een pop-up geopend. Deze toont de gegevens van de afspraak en de beschikbare functies:

  • Knoppen Bewerken, Verander status, Verwijderen.

    Opmerking: Afhankelijk van de serverconfiguratie zijn de volgende limieten mogelijk van kracht: Sommige knoppen voor afspraken in uw privéagenda worden alleen getoond als u de juiste rechten heeft om de functie uit te voeren. Als u een deelnemer bent kan u een afspraak niet wijzigen of verwijderen. Als u de organisator bent, kan u de status niet wijzigen

  • Als u op het Acties pictogram klikt, opent een menu met extra functies.

Onder de knoppen wordt de zelfde informatie getoond als in het Detailoverzicht in het Lijst overzicht.

Gerelateerde onderwerpen

Lijst

Toont een lijst met afspraken in de huidige gekozen map. De lijst bevat de volgende items:

  • Elke dag met afspraken toont een kop met de datum.

  • De volgende details worden getoond voor elke afspraak: datum, tijd, kleur, privéafspraak pictogram, onderwerp en locatie.

  • De tekst boven de lijst bevat de naam van de gekozen map. Het nummer komt overeen met het aantal objecten in de geselecteerde map.

De volgende functies zijn beschikbaar:

  • Als u op een kop klikt, wordt de eerste afspraak van deze tijdsinterval getoond.

  • Na het klikken op een afspraak wordt de betrokken informatie getoond in het detailoverzicht.

  • U kan meerdere afspraken selecteren om deze tegelijk te bewerken. Hiervoor moet u de selectievakken naast de de taken inschakelen door de Selectievakken optie in te schakelen vanuit het Beeld drop-down menu in the toolbar.

    U kan de systeemfuncties gebruiken voor het selecteren van meerdere items.

    Om alle afspraken uit de huidige map te selecteren schakelt u het Selecteer alles selectievak boven de lijst in.

  • Klik op het Sorteren pictogram bovenaan de lijst, dit opent een menu dat het mogelijk maakt afspraken te sorteren.

Gerelateerde onderwerpen

Detailoverzicht

Na het klikken op een afspraak in de lijst, wordt de betrokken informatie getoond in het detailoverzicht met de beschikbare functies:

  • Knoppen met bewerkfuncties

  • Onderwerp

  • Datum, tijd, tijdzone

  • Het herhalingstype (voor terugkerende afspraken)

  • Locatie van de afspraak, als deze is ingegeven.

  • Omschrijving van de afspraak, als deze is ingegeven.

  • Als de afspraak meerdere deelnemers heeft, wordt het aantal deelnemers welke hebben geaccepteerd, afgewezen of nog niet hebben gereageerd getoond in de rechterbovenhoek boven de lijst van deelnemers. Om de lijst van deelnemers te filteren klikt u op de pictogrammen.

  • Namen van de deelnemers, als deze bestaan. Als u op een naam klikt wordt een pop-up geopend. Het toont informatie over het contact.

    • De contactgegevens van de persoon.

    • Als u e-mailberichten heeft uitgewisseld met deze persoon, worden deze getoond onder Recente conversaties.

    • Als u afspraken heeft gemaakt met deze persoon, worden deze getoond onder Gedeelde afspraken.

    • Informatie over deze persoon vanuit sociale netwerken. U kunt de beschikbare knoppen gebruiken om het profiel van deze persoon te openen.

    Als u op een afspraak of een e-mailbericht klikt wordt een volgende pop-up geopend.

  • Afhankelijk van de instellingen van de groupware geeft een gekleurde stip naast de naam de Messenger status van de deelnemer.

  • Als een afspraak andere deelnemers heeft worden de volgende knoppen getoond: Verzend e-mailbericht naar alle deelnemers, Uitnodigen voor een nieuwe afspraak, Opslaan als distributielijst getoond.

  • Namen van bestaande bronnen Als u op een bron klikt wordt een pop-up geopend.

  • Als de afspraak externe partners bevat worden deze getoond onder het kopje externe deelnemers.

  • Als u op Details klikt wordt de volgende informatie getoond:

    • de beheerder van de afspraak

    • beschikbaarheid

    • welke map

    • wie de afspraak heeft gemaakt en wanneer

    • wie was de laatste persoon die de afspraak heeft aangepast

Gerelateerde onderwerpen

Tonen voor aanmaken of bewerken

Als u een nieuwe afspraak maakt of een bestaande afspraak bewerkt worden de volgende elementen getoond op een nieuwe pagina.

  • Aanmaken knop. Als u op deze knop klikt, wordt de huidige afspraak opgeslagen en word het bewerkingsscherm gesloten.

  • Afbreken knop. Om het aanmaken of wijzigen te stoppen moet u op deze knop drukken.

  • De knop naast Agenda toont de agendamap waarin de afspraak gemaakt wordt. Om een afspraak in een andere map te maken klikt u op deze knop.

  • Onderwerp invoerveld. Geef in dit veld het onderwerp. Het onderwerp wordt getoond als de titel van de afspraak in de overzichten.

  • Locatie knop. Hier kan u de locatie voor de afspraak opgeven.

  • Start op en Eindigt op invoervelden. Stelt de start- en einddatum in van de afspraak. Als u er op klikt wordt een dialoog voor datumselectie getoond.

    Als het Gehele dag selectievak is uitgeschakeld kan u de start- en eindtijd opgeven.

    Als u op de tijdzone knop naast de tijd klikt wordt de tijd getoond in andere tijdzones. U kan veelgebruikte tijdzones als favorieten opgeven in de agendainstellingen.

  • Gehele dag selectievak. Dit vak selecteert u as de afspraak de gehele dag duurt.

  • Zoek een vrij moment knop. Opent het planningsoverzicht. In dit overzicht kan u een vrij moment vinden als u een afspraak organiseert voor meerdere deelnemers.

  • Herhaal selectievak. Schakel dit vak in als de afspraak terugkerend is. Extra instellingen om de herhalingsparameters in te stellen. Voorbeelden kan u vinden in vragen over afspraken en taken.

  • Omschrijving invoerveld. U kan een omschrijving voor de afspraak geven in dit veld.

  • Herinnering drop-down menu. Geeft aan wanneer u een herinnering krijgt voor de afspraak door een item in het informatie gebied.

  • Weergeven als drop-down menu. Geeft aan hoe uw beschikbaarheid wordt getoond tijdens de afspraak. Als er overlappende afspraken zijn krijgt u een conflictbericht, tenzij u de beschikbaarheid heeft ingesteld als Vrij. Voorbeelden kan u vinden in Agenda vragen en antwoorden.

  • Als u Aangepaste kleuren heeft gekozen in het Beeld menu in de werkbalk, wordt een kleurselectie veld getoond. Door op een kleur te klikken bepaald u de kleur van de afspraak. Als u eerst op het eerste kleurveld klikt krijgt de afspraak de kleur van zijn agenda.

  • Privé selectievak. Als u dit vak selecteert zien anderen het onderwerp en de omschrijving van de afspraak niet.

  • Deelnemer/bron toevoegen invoerveld. Geef de namen van de deelnemers die deel gaan nemen in de afspraak in dit veld.Als deelnemers een extra e-mailuitnodiging moeten ontvangen voor de afspraak schakelt u Alle deelnemers informeren via e-mail in.

  • Bijlagen toevoegen knop onder de Bijlagen. Klik op deze knop om één of meerdere bestanden toe te voegen aan de contactgegevens.

Gerelateerde onderwerpen