Agenda

Afspraken maken

7.4.1. Nieuwe afspraken maken

Bij het maken van een nieuwe afspraak heeft u de volgende mogelijkheden:

  • Maak een afspraak door onderwerp, tijd en locatie in te voeren.

  • Gebruik andere functies: maak een herhaalafspraak, voeg andere deelnemers of bronnen toe, stel de beschikbaarheid in of voeg bijlagen toe.

U maakt een nieuwe afspraak:

  1. Open een agenda uit de mappenboom.

    Opmerking: open een agendamap waar u de juiste rechten heeft om afspraken te maken. Als u een gedeelde agendamap heeft gekozen wordt gevraagd waar u de afspraak wilt opslaan.

    • Als u de afspraak aanmaakt namens de mapeigenaar, wordt de afspraak opgeslagen in de gedeelde agendamap van de eigenaar.

    • Als u de mapeigenaar uitnodigt, wordt de afspraak in uw eigen agendamap opgeslagen.

  2. Klik op Nieuw in de werkbalk.

  3. Voer een onderwerp in. Als het nodig is kan u ook een locatie en een omschrijving invoeren.

    Als u de afspraak in een andere agendamap wilt aanmaken, klikt u op de mapnaam naast Agenda bovenaan. Selecteer een agendamap.

  4. Geef de start en einddatum van de afspraak. Voor dagafspraken klikt u op Gehele dag.

    Om de tijd in verschillend tijdzones te tonen klikt u op de tijdzone knop naast de tijd. U kan veelgebruikte tijdzones als favorieten opgeven in de agendainstellingen.

  5. Om een afspraakherrinering te ontvangen selecteert u een instelling onder Herinnering.

  6. U kan ook extra functies gebruiken: maak herhalingen, voeg andere deelnemers of bronnen toe, stel de beschikbaarheid in, kleuren toewijzen en bijlagen toevoegen.

  7. Klik op Nieuwe afspraak.

Tip: Als alternatief kan u ook één van de volgende methoden gebruiken:

  • Selecteer een van de agendaoverzichten (Dag, Werkweek, Week of Maand). Om een specifieke tijdspanne te selecteren klikt u op de datum boven het agendablad. Dubbelklik op een vrij gebied of sleep in het agendablad een vak vanaf het begin tot het einde van een nieuwe afspraak.

  • Bij het maken van een dagafspraak heeft u de volgende mogelijkheden:

    • Selecteer een van de agendaoverzichten Dag, Werkweek of Week. Dubbelklik op een vrij gebied boven het agendablad.

    • Selecteer een van de agendaoverzichten Werkweek of Week. Klik bovenaan een dag in het agendablad.

Vergelijkbare acties

Extra functies gebruiken voor het aanmaken van afspraken gaat als volgt:

  1. Om een terugkerende afspraak te maken activeert u Herhaal. De huidige herhalingsparameters worden getoond.

    Om de herhalingsparameters in te stellen klikt u op een waarde. Voorbeelden kan u vinden in de Agenda vragen en antwoorden.

    Om de herhalingsparameters te verbergen, klikt u op het Sluiten pictogram. Om deze opnieuw te tonen klikt u op Bewerken.

  2. Bij Weergeven als kan u aangeven hoe de beschikbaarheid wordt getoond. Voorbeelden kan u vinden in de Agenda vragen en antwoorden.

  3. Als het onderwerp niet aan andere gebruikers getoond mag worden, activeert u Privé . Privé afspraken zijn gemarkeerd met het Privé pictogram .

  4. Om de individuele kleur van een afspraak in te stellen, klikt u op een kleurveld. Als u geen kleur kiest of op het eerste kleurveld klikt, wordt de afspraak getoond in de kleur van de agendamap. Een agendamap is standaard lichtblauw van kleur.

    Opmerking: De kleurselectie drop-down wordt alleen getoond als Aangepaste kleuren is ingeschakeld in het Beeld menu in de werkbalk.

  5. Om een andere deelnemer of bron toe te voegen typt u het e-mailadres van de deelnemer, de naam van een groep, een distributielijst of de naam van de bron in het veld onder Deelnemers. Klik op het pictogram .

    Tip: Terwijl u het ontvangers invoert worden passende suggesties getoond. Om een suggestie te selecteren gebruikt u één van de volgende mogelijkheden :

    • Gebruik de schuifbalk om door de lijst te kijken. Klik op een suggestie.

    • Gebruik de pijltjestoetsen om een suggestie te selecteren. Druk op Enter.

    Om een deelnemer of een bron te verwijderen klikt u op het pictogram naast de naam.

    Om alle deelnemers te informeren over de nieuwe afspraak schakelt u de optie Alle deelnemers informeren via E-mail in.

    Tip: Om vrije momenten voor alle deelnemers en bronnen te vinden kan u het planningsoverzicht gebruiken.

  6. Om een bijlage toe te voegen bij de afspraak, klik op Bijlage toevoegen onder Bijlagen. Selecteer één of meerdere bestanden.

    Om een bijlage te verwijderen, klik op het Verwijderen pictogram .

    Tip: U kunt ook een bijlage toevoegen door een document vanuit de bestandsbrowser of de desktop naar het afspraakscherm te slepen.

Gerelateerde onderwerpen