E-mail

E-mailberichten organiseren

5.5.18. E-mailfilters gebruiken

E-mailfilters helpen u bij het organiseren van inkomende e-mailberichten. Een e-mailfilter bestaat uit één of meerdere regels. Door regels in te stellen kan u bijvoorbeeld de volgende acties uitvoeren:

  • Het verplaatsen van het e-mailbericht naar een andere map.

  • Het doorsturen van een e-mailbericht naar een ander address.

  • Het e-mailbericht als gelezen markeren.

Om de e-mailfilters te gebruiken gaat u als volgt te werk:

  • Maak e-mailmappen.

  • Maak één of meerdere regels.

  • Geef de volgorde van de regels.

  • Stel in of vervolg regels uitgevoerd moeten worden als de regel overeen komt.

Een regel bevat:

  • een naam,

  • één of meerdere voorwaarden,

  • één of meer acties. U kan opgegeven of aan één of alle voorwaarden moet worden voldaan.

U heeft de volgende mogelijkheden:

Sommige e-mailfuncties stellen automatisch filters in, zoals bijvoorbeeld de afwezigheidsmelding.

Een nieuwe regel maakt u als volgt:

  1. Klik op het Systeemmenu pictogram aan de rechterkant van de menubalk. Klik op Instellingen uit het menu.

  2. Selecteer het E-mail item in de zijbalk.

    Klik op Mailfilter.

  3. Klik in het hoofdgebied op Een nieuwe regel toevoegen. Het Nieuwe regel aanmaken scherm opent.

  4. Geef een naam voor de regel.

  5. Om voorwaarden toe te voegen klikt u op Voorwaarde toevoegen. Maak een keuze vanuit de selectielijst. Let alstublieft op het volgende:

    • Om een onderdeel van een e-mailbericht te gebruiken welke niet op de lijst staat, selecteert u Header. Geef het header-element op in het Naam invoerveld. U kan de e-mailheader inzien door de e-mailbron te tonen.

    • Om het BCC veld te zien, selecteert u Envelope - Aan. De Envelope bevat de e-mailontvangers die opgegeven zijn in het Aan, CC of BCC veld.

    • Om een deel van de e-mailtekst te gebruiken in de voorwaarde, selecteert u Inhoud.

    • Om gebruik te maken van de ontvangstdatum als criterium selecteert u Huidige datum.

    Selecteer een voorwaarde uit het drop-down menu naast de e-mail onderdelen. Geef een argument in het invoerveld.

    Voorbeelden kan u vinden in Vragen over e-mail.

    U kan meer voorwaarden toevoegen. U kan opgeven of één of alle voorwaarden moeten voldoen om de acties uit te voeren. Om dit te doen klikt u op Pas regel toe als aan alle voorwaarden is voldaan.

    Om een voorwaarde te verwijderen, klikt u op het Verwijderen pictogram naast de voorwaarde.

  6. Geef de actie die uitgevoerd moet worden als aan de regel wordt voldaan. Om dit te doen klikt u op Actie toevoegen. Selecteer een actie uit het menu. Afhankelijk van de actie moet u misschien meer details invoeren.

    U kan meerdere acties toevoegen.

  7. U kan instellen welke regels verwerkt moeten worden als aan de voorwaarden is voldaan. Om dit te doen schakelt u Verwerk ook de andere regels in of uit.

  8. Klik op Opslaan.

U kan bestaande regels als volgt aanpassen:

  1. Klik op het Systeemmenu pictogram aan de rechterkant van de menubalk. Klik op Instellingen uit het menu.

  2. Selecteer het E-mail item in de zijbalk.

    Klik op Mailfilter.

  3. Om een regel te bewerken, klikt u op Bewerken naast de regel. Wijzig de instellingen in het Regel bewerken scherm.

  4. Om de regel uit te schakelen klikt u op Uitschakelen naast de regel.

    Om de regel in te schakelen klikt u op Inschakelen naast de regel.

  5. Om de volgorde aan te passen, zweeft u met de muis over het Verplaatsen pictogram naast een regel. Sleep de regel omhoog of omlaag en laat deze op de geschikte plek los.

    Opmerking: Deze functie is alleen zichtbaar als er minimaal twee regels zijn.

  6. Om een regel te verwijderen, klikt u het Verwijder pictogram naast de regel.