Organiseren van Gegevens
Delen
De volgende opties zijn beschikbaar:
-
U kan gegevens delen met leesrechten door een publieke link te maken.
U kan deze link aan interne gebruikers of externe partners geven. Iedereen die deze link krijgt kan de gegevens inzien.
U kan geen publieke link maken naar e-mailmappen.
-
Interne gebruikers of externe partners uitnodigen per e-mail naar een gedeeld object. U geeft de rechten voor het object.
De e-mailuitnodiging bevat informatie voor het benaderen van het gedeelde element. Als een externe partner het gedeelde element benaderd wordt deze automatisch aangemeld met het gastaccount.
Opmerking: De e-mailuitnodiging wordt altijd in html opmaak verstuurd.
Houd rekening met de volgende beperkingen.
Om rechten te geven aan een map ten behoeve van een andere gebruiker, moet u zelf de beheerder zijn van die map.
U kunt uw persoonlijke Postvak IN map niet delen. Om andere gebruikers toegang te verlenen op uw E-mailberichten, moet u een submap van de Postvak IN map delen. Andere gebruikers kunnen zich dan op deze e-mailmap abonneren.
U heeft de exclusieve rechten op uw persoonlijke agenda, contacten en taken mappen. U kunt anderen geen beheerder maken van deze mappen.
Gegevens delen met leesrechten via een publieke link gaat als volgt:
Selecteer een map uit de mappenboom.
-
Klik op het pictogram
naast de mapnaam. Klik op .Het scherm voor het delen van elementen wordt geopend. Het bevat een publieke link om het object te lezen.
-
U heeft de volgende mogelijkheden:
Om de link direct via een e-mailbericht te versturen moet u de betreffende e-mailadressen invoeren. U kan ook een bericht invoeren voor de ontvangers.
Standaard worden de gegevens met leesrechten voor onbepaalde tijd gedeeld. Om een tijdslimiet voor toegang tot deze bestanden op te geven moet u inschakelen. Selecteer een tijdsduur.
Om de toegang te beveiligen met een wachtwoord schakelt u in. Geef een wachtwoord. Als u de publieke link via een e-mailbericht verstuurd, wordt het wachtwoord meegestuurd in het e-mailbericht.
Klik op .
Om interne gebruikers of externe partners uit te nodigen voor een gedeeld element gaat u als volgt te werk:
Selecteer een map uit de mappenboom.
-
Klik op het pictogram
naast de mapnaam. Klik op .Een scherm opent. Bestaande rechten worden getoond als een lijst.
-
Geef een e-mailadres in bij Mensen toevoegen. Het e-mailadres wordt toegevoegd aan de lijst als interne gebruikers, groep of gast. Standaard rechten worden toegekend.
Indien nodig voert u een bericht in.
-
Om de rechten te bewerken voor interne gebruikers, heeft u heeft de volgende mogelijkheden.
Om de rol van een gebruikers aan te passen klikt u op een element in . Selecteer een element vanuit het menu.
Om de detail rechten aan te passen klikt u op een element in . Selecteer een recht vanuit het menu.
Klik op .
Tip: Een gedeelde map is gemarkeerd met het pictogram
. Als u op dit pictogram klikt, opent het scherm voor het aanpassen van de rechten.
Om een publieke link opnieuw te zien gebruikt u de rechten bewerken functie .